Fatura takibi: e-postana gelen faturalar tek yerde

Kimin için?

• Toptancıdan, elektrikten, telefondan faturası e-postayla gelen esnaf.
• Ay sonunda faturaları tek tek bulup muhasebecisine ileten işletme.
• Muhasebecisine faturaları kendisi görsün diye erişim vermek isteyen işletme sahibi.

Nasıl çalışır?

1. E-posta kutuları ekranından Gmail hesabını bağlarsın (en çok 5 hesap); Google yalnız okuma izni ister.
2. Konusunda ya da ek dosyasının adında “fatura”, “e-arşiv”, “makbuz”, “invoice” gibi kelimeler geçen ve PDF, XML ya da görsel eki olan e-postalar alınır. Kendi gönderdiğin e-postalar ve banka hesap özetleri alınmaz. İlk taramada son 90 gün okunur.
3. E-faturanın XML dosyası varsa satıcı, vergi numarası, fatura numarası, tarih ve tutar oradan dolar. XML yoksa “Faturayı işle” düğmesine basınca bu bilgiler PDF’ten okunur ve “PDF’ten okundu, kontrol et” diye işaretlenir; yanlışsa düzeltirsin. PDF yalnız sen istediğinde okunur.
4. Her faturayı “Muhasebeciye iletilecek”, “Muhasebeci işledi” ya da “Fatura değil” diye işaretlersin.
5. Ay sonunda o ayın faturalarını ve özet tabloyu tek ZIP dosyası olarak indirip muhasebecine gönderirsin.

Neyi yapmaz?

• E-posta göndermez, silmez, değiştirmez, etiket eklemez. Gmail’e yalnız okuma izniyle bağlanır.
• Gelen kutunu sürekli izlemez: “Şimdi tara” düğmesine bastığında ya da sayfayı açtığında, son taramanın üstünden bir saat geçmişse tarar. Bir taramada, bütün kutular toplamında en çok 15 e-posta okunur.
• Yalnız Gmail ile çalışır; Outlook, Yandex gibi diğer e-posta hizmetleri desteklenmez.
• Kâğıt faturayı ya da elle dosya yüklemeyi kabul etmez.
• E-fatura sistemine (GİB) bağlanmaz, fatura kesmez; muhasebe programı yerine geçmez.
• Toplanan fatura silinmez; işine yaramayanı “Fatura değil” diye işaretlersin. “Faturayı işle” ile okunduğunda fatura olmadığı anlaşılan evrak kendiliğinden “Fatura değil” olur; geri alabilirsin.
• PDF’ten okunan bilgi yanlış olabilir; muhasebecine göndermeden önce tutarı ve tarihi kontrol et. Görsel olarak gelen faturalar okunmaz.

Ekipte kim ne yapabilir?

Verilerin nerede durur, kim görür?

• Yalnız fatura olduğu düşünülen e-postaların ekleri (PDF, XML, JPEG, PNG; her biri en çok 10 MB) alınır ve işletmene ait depolamada saklanır. E-postanın diğer içeriği saklanmaz.
• Google’ın verdiği erişim anahtarı şifrelenerek saklanır.
• “Faturayı işle”ye bastığın faturanın PDF’i, bilgileri okumak için Anthropic’in Claude API’sine gönderilir; model eğitiminde kullanılmaz.
• Faturaları yalnız işletmendeki sahip, yönetici ve muhasebe rolündekiler görür.
• Bağlantıyı kaldırınca Google’daki izin de geri alınır; daha önce toplanan faturalar kalır. Gmail’i bağlayan kişi işletmeden ayrılır ya da hesabını silerse bağlantı kendiliğinden kaldırılır.

Sık sorulanlar

Neden davetli hesaplara açık?

Google, e-posta okuma izni isteyen uygulamaları ayrıca inceliyor. Bu inceleme tamamlanana kadar Gmail bağlantısı yalnız davet ettiğimiz hesaplarda çalışır.

E-postalarımın hepsini okuyor musunuz?

Hayır. Yalnız eki olan ve konusunda ya da ek adında fatura kelimeleri geçen e-postalar alınır; sohbetler, spam, çöp kutusu ve kendi gönderdiklerin hariç tutulur. Saklanan yalnız eklerdir.

PDF’teki tutarı nasıl buluyorsunuz?

XML’i olmayan faturada “Faturayı işle”ye bastığında PDF’i yapay zekâ (Claude) okur; satıcıyı, fatura numarasını, tarihi ve vergiler dahil toplamı çıkarır. Belgede yazmayan değeri uydurmaz, boş bırakır. Okunan bilgiler işaretli gelir; kontrol etmek sende.

Birden fazla e-posta adresim var, hepsini bağlayabilir miyim?

Evet, bir işletmeye en çok 5 Gmail hesabı bağlanır. Faturaların hepsi tek listede toplanır; her evrakta geldiği kutu yazar.

Muhasebecim kendi hesabıyla görebilir mi?

Evet. Ekip ekranından muhasebe rolüyle davet edersin; faturaları görür, indirir, işlendi diye işaretler.